この記事を読めばこんな成長が期待できる
- 上司や先輩の仕事を断りやすくなる
- 仕事を断った時の気まずさや申し訳なさが残らないようになる
- 仕事を断ったことで関係性が変化してしまうことが減る
「もうすぐ定時なのに仕事が終わっていない。今日は残業できない日なのに…」
「残業してしまったせいで、予定の時間に間に合わなかった」
このような体験を、誰もが一度は経験したことがあるのではないでしょうか？
私は以前、月に30～40時間の残業をしていましたが、妻の妊娠をきっかけに残業がすることが難しくなりました。
仕事を早く終わらせて1秒でも早く帰るために、業務を効率化したり、時には休憩を返上して働くこともありました。
しかし、時間に余裕は生まれませんでした。
仕事が早くなるにつれて、任せられる仕事の量もどんどん増えていったのです。
そこで、残業しない人は「上手な仕事の断り方」を身に着けている人だと気づきました。
その頃の私は職場の中で最年少。
経験が浅かったこともあり、誰でもできる軽微な作業や、簡単だけど時間のかかる仕事を任されることが頻繁にありました。
そしてその仕事を断れずにいました。
- 仕事を断るのは失礼になるのではないか
- 仕事を断るのはなんだか気まずい
- 断り方を間違えたら怒られたり、嫌われそう
断ることに対してこんなネガティブな考えを持っていたためです。
「仕事の断り方」の重要性に気が付いた後、大量のビジネス書籍やYouTubeで情報収集し、自分なりの仕事の断り方を模索して実践を重ねました。
その結果、今ではほとんど残業をしないで定時で帰れるようになりました！(ちなみに先月の残業時間は合計10分でした)
そこで今回は、私が学んだ「上手な仕事の断り方」をみなさんに紹介していきます。
かなりボリュームのある記事となってしまいましたが、ぜひ最後まで読んでください！
なぜ仕事の断り方が重要なの？
仕事を早く終わらせて残業をしないためには、たくさんの努力が必要です。
効率化や業務の見直しももちろん重要ですが、一番早く結果に表れるのは「仕事の量や種類を見極めてコントロールすること」です。
つまり、降りかかってくるたくさんの「仕事の断り方」を身に着けることです！
前述したように仕事を効率化するだけでは、短縮した時間の分、他の仕事を任される可能性があります。
また業務の見直しは個人で解決できないものが多く、職場を巻き込めばそれだけ時間や労力がかかります。
残業をしない一番の近道が「仕事を断ること」なのです。
ある意味自己中心的な考えにも思えますが、「依頼された仕事を全て断ろう！」と言っている訳ではありません。
仕事を断ることは、仕事を選ぶことに直結します。
残業できない人は仕事を選ぶ必要がある
残業できない人は「仕事を選ぶこと」をしっかりと行いましょう。
どんなに仕事が早い人でも仕事をこなせる量に限界があります。
時間に余裕があれば依頼された仕事をがむしゃらにこなし、成長に繋げる時期も必要でしょう。
しかし、残業できない人は常に自分の仕事量を調整し、業務時間内で確実に終わるように立ち回る必要があります。
頼まれた仕事をなんでもかんでも受けていてはいけないのです。
残業できない人は特に以下の3つのことを頭に入れて仕事を選びましょう。
- 成果を上げやすい仕事を優先的に行う
- 受けるのが難しい仕事がある
- 仕事量を調整する必要がある
1つずつ簡単に説明していきます♪
成果を上げやすい仕事を優先的に行う
就業時間内に仕事をきっちり終えることは本来当たり前です。
しかし、「残業している人が頑張っている」「残業していない人は仕事をしていない人」と誤った認識をしてしまう人が未だにいるのが現状です。
そのため、残業できない人は残業している人と比べて「成果を上げて」周りに評価してもらう必要があるのです。
成果の上げやすい仕事を優先して行うために以下のような仕事は断りましょう。
- 誰でもできる雑務
- 時間はかかるが成果がさほどない仕事
- 他の人のお手伝い(自分の成果に繋がらない)
受けるのが難しい仕事がある
残業できない人は依頼される期日、業務量、難易度によっては、受けることが難しい仕事があることを理解しましょう。
- 期日が近い仕事
- 期日に対してボリュームが多い仕事
- 極端に難しい仕事
以上のような仕事を選ぶ際は、その仕事にかかる時間を見積って確実に終わる仕事以外は断る必要があるでしょう。
時間の見積りが甘いと残業せざるを得なかったり、他の人に助けてもらわなければいけない状況になりかねませんので注意しましょう。
仕事量を調整する必要がある
残業できない人が一番陥りやすいのが業務量過多です。
常に自分が抱えている仕事の量や期日を把握しておきましょう。
業務量の調整ができていないと、上司や同僚から「仕事が終わっていないのに帰る人」というレッテルを貼られてしまいます。
残業できないことが分かっている人はより一層、業務量や期日には余裕を持つべきでしょう。
簡単に仕事を断れないのはなぜ？
では過去の私のように簡単に仕事を断れない人はどうすればいいのでしょうか？
簡単に仕事を断れないのは大きく3つの理由があると考えます。
- 仕事を断ることが悪いことだと思っている
- これまでの関係性が変化してしまうと思っている
- 承認欲求を得たいと思っている
1つずつ解説していきます♪
仕事を断ることが悪いことだと思っている
前述しましたが、以前の私は仕事を断ることにこんなイメージがありました。
- 仕事を断るのは失礼になるのではないか
- 仕事を断るのはなんだか気まずい
- 断り方を間違えたら怒られたり、嫌われそう
まるで仕事を断ることが悪いことだと思っていたのです。
しかし、今は断言できます。
仕事を断ることは悪いことではありません。
理由を説明していきます♪
断られた相手は大して気にしていない
あなたが自分の都合で仕事を断るように、相手も自分の都合で仕事を依頼しています。
依頼することが勝手なように、断るのも勝手ということです。
そのため、多くの場合は頼み事を断られると多少傷ついたり、残念な気持ちを感じますが、その現実をただ受け入れます。
断られた相手は大して気にしていないのです。
しかし、断り方によっては相手の気持ちを逆撫でしてしまうこともあるので、後述する上手な断り方で仕事を断ることを意識しましょう。
断ることで相手のためになることもある
仕事を断らないことで他の人に迷惑をかけてしまうこともあるのです。
- 業務量過多の中、期日の近い仕事を引き受けた
→期日に間に合わなくなり、職場の同僚に手助けが必要となった - 難しい仕事と分かっていたが、期待に応えるため仕事を引き受けた
→予想以上に時間がかかり、他の業務を滞納することになってしまった
以上は極端な例ではありますが、せっかく仕事を引き受けたのに結果的には周りに迷惑をかけてしまっています。
仕事を断るのが相手のため、周りのためになるなら、断ることは決して悪いことではないのです。
しかし、「サボりたい」「楽をしたい」という理由から仕事を断るのはやめましょう。
これまでの関係性が変化してしまうと思っている
関係性の変化を恐れて仕事を断れない人は多いのではないでしょうか？
以前の私も同じようなことを考えていました。
しかし、前述したように仕事を断られた相手は大して気にしていないことの方が多いです。
断るときの姿勢、態度、言動に問題がなければ大抵の人は同じような関係性を維持できるでしょう。
しかし、中には仕事を断っただけで関係性を崩すような人もいるかもしれません。
そのような人は些細なことで人への評価をコロコロ変える人です。
嫌われる時は嫌われると割り切って考えましょう。
断った後の対応が重要
関係性を変化させないためには、仕事を断った後の対応が重要です。
しかし、難しいことではありません。
仕事を断った後は何事もなかったかのように話しかける。
これだけです。
どんなに上手に断っても、自分も相手も若干の気まずさが残ることもあります。
断るという事を特別なことにせず、いつもどおりの対応に戻ることが関係性を維持するための一番の対策です。
承認欲求を得たいと思っている
簡単に仕事を断れないのは前述したようなネガティブな理由だけではありません。
「期待に応えたい」「認められたい」「感謝されたい」「助かったと言われたい」などの承認欲求から仕事を断れない人もいるのではないでしょうか？
承認欲求は相手に自分の存在や価値を肯定してもらいたいと思う気持ちから発生します。
このような人は承認欲求によって仕事を断れずにいることをまずは理解しましょう。
私たちの時間は有限です。
承認欲求のためではなく自分のために仕事をして、自分を褒めましょう。
そうして自己肯定感が上がれば、承認欲求も自然と減っていくでしょう。
仕事を上手に断るテクニック
お待たせしました。
ここからは仕事の断り方の説明になります。
ここまでの内容を理解していれば断ることに対する悪いイメージは払拭されていると思いますので、テクニックを使って上手に仕事を断れるはずです！
今回は私が主に使う2つのテクニックを紹介します！
この2つさえマスターすれば大体の頼み事は上手に断れます！
断るときには必ず理由を言う
心理学では、「頼み事をするときに理由を言った方が受けいれてもらえる」ということが分かっています。
これは断る時にも同様の効果があります。
断る理由はなんでもいいので、必ず理由を言いましょう。
「余裕がない」「体調が悪い」「仕事が溜まっている」など
また理由はなるべく具体的な方が受けいれやすいことがわかっています。
以下の3つの例を参考に考えてみましょう！
- その仕事はできません
- 忙しいからその仕事はできません
- 〇〇で忙しいからその仕事はできません
実際にあなたがそれぞれの断り方をされた時どう感じるか考えてみてください！
①より②、②より③の方が受け入れやすいのではないでしょうか？
①は理由がありません。断られた相手としてはどうして受け入れてもらえなかったのか分からないため不信感を抱きやすいでしょう。
②は理由があるため①よりは受け入れてもらえるかもしれません。
しかし、忙しいという抽象的な表現では相手に適当にあしらわれたと思われる可能性があります。
③であれば断られる理由も分かり、具体的なので相手もイメージしやすいです。
そのため「じゃあしょうがないか」と相手が諦めてくれる可能性は高いです。
このように断る時は必ず理由をセットでつけましょう！
相手の意見を肯定する
あなたが上司だとします。
「君の成長に繋がるからこの仕事を引き受けてほしい」
と部下A、部下Bに仕事を依頼しました。
部下A、部下Bはそれぞれ以下のように答えました。
A「確かに私の成長に繋がりそうです。引き受けるべきだと思いますが、どうしても今週中に〇〇の仕事を終わらせなければなりませんのでその仕事はできそうにありません。」
B「どうしても今週中に〇〇の仕事を終わらせなければなりませんのでその仕事はできそうにありません。」
部下Aは上司の意見を肯定しつつ、自分の都合を伝えていますが、部下Bは自分の都合のみを伝えています。
きっと部下Bに対して上司は言います。
「でも君の成長に繋がるのだから断るべきではない！」
部下は成長に対して否定していませんが、仕事を断ったことにより、上司の意見を全否定しているように捉えられてしまうのです。
それに対して部下Aはどうでしょうか？
成長に繋がることが分かっていて、その仕事を受けるべきだけど、それ以上に終わらせなければいけない仕事があるのだと上司に理解させることができています。
つまり、「断らない方がいい～なのに断る」という論法であれば、相手は引き下がるしかないのです。
断るときには相手の意見を否定しないだけでなく、肯定しているとはっきり伝えましょう！
断ることを上達させるには
せきほど説明したテクニックは最初から完璧に使えるものではありません。
実際に断ろうとすると罪悪感が生まれたり、流れのままに仕事を引き受けてしまうこともあるでしょう。
断ることは何よりも経験が大事です。
しかし、実践を重ねずとも上達する方法はあります！
断り方をシミュレーションする
仕事を頼まれた時のことを考えて、シミュレーションしましょう！
これだけで断り方が上達します。
例えば、あなたがすれ違いざまの先輩に突然仕事を頼まれたとします。
あなたはあまりの突然さに断る理由が思いつかず「分かりました」と仕事を引き受けてしまいました。
これに対して普段から以下のようなシミュレーションをしていたらどうでしょうか？
- 「急に仕事を依頼された時は、落ち着いて仕事内容を聞く」
- 「自分の専門外の仕事は断る」
- 「他の人に仕事を振ってもらうようにする」
あなたは過ぎゆく先輩を引き止め、仕事の内容を細かく聞いたのち、
「自分の専門知識では役に立てそうにないので他の人に依頼してください」
と仕事を断ることができるのではないでしょうか？
仕事の依頼は突然発生するものです。
いつ来ても断れるようにシミュレーションして備えておきましょう！
断る人を演じる
人がいいタイプには断ることを申し訳なく感じたり、気まずさを感じてしまう人がいます。
相手に負い目を感じるのは悪いことではないと思いますが、それが原因で仕事を引き受けてしまうのはもったいないことです。
そのような人は役として断る人を演じてみましょう！
仕事を断るのはただの役であり、自分の意思ではないと考えれば少し断りやすくなります。
役を演じる際はシミュレーションをたくさんして、上手に断れる役を演じてくださいね！
まとめ：仕事を断って残業を未然に防ごう！
ここまで見ていただきありがとうございました！
残業できない人にとって仕事の断り方が重要なことが分かって頂けたでしょうか？
業務量過多になったときに仕事を断るのは一見当たり前のことだと思いますが、いざその時が来るとなかなか断りづらいと感じるはずです。
この記事を読んで学んだ「仕事を断っていい理由」や「なぜ断りづらいと感じているのか」という部分をしっかり理解していれば、断るべき仕事とそうではない仕事の区別がつくと思います。
あなたの自由な時間が増えることを願っています。
最後まで読んでいただきありがとうございました！
